T13353 Secrétaire d'Équipe Insertion à l'Utas de Soissons - Conseil Departemental de l'Aisne H/F - Conseils départementaux

- Assurer le secrétariat des travailleurs sociaux insertion, chargés d'orientation, référents de parcours professionnel et du chargé d'appui parcours emploi
- Accueillir, informer, orienter les usagers dans le cadre du suivi administratif des dossiers
- Préparer les comités de suivi du dispositif accompagnement global
- Préparer les commissions
- Proposer, participer et animer des évènements de type forum, actions collectives

Principales :

- Accueil physique et téléphonique des usagers, des partenaires en l'absence, indisponibilité ou à la demande du responsable adjoint ou des agents de l'équipe
- Réponse à l'usager, prise de rendez-vous, gestion de l'agenda des agents, prise de messages, photocopies, etc.....
- Démarches administratives à la demande des agents ou du responsable adjoint
- Création, gestion et suivi du dossier informatisé d'usager
- Production des SMS, courriers et rapports selon les procédures
- Requêtes informatiques
- Numérisation des pièces constitutives du dossier de l'usager au niveau local
- Participation aux réunions ou groupes de travail

Spécifiques :

- Remplacements accueil standard et renforcement des secrétariats pour des raisons de service et à la demande de l'autorité hiérarchique
- Gestion administrative des prestations territorialisées
- Diffusion du courrier
- Gestion des plannings
- Elaboration de comptes-rendus
- Participation à l'accueil de stagiaire
- Dans le cadre de la continuité du service public, permanence quotidienne en roulement de 16h30 à 17h30

SAVOIRS
Droits et obligations du fonctionnaire
Cadre réglementaire et juridique des politiques sociales et des collectivités territoriales
Connaissance des outils informatiques et progiciels métier
Connaissance des institutions médico-sociales et des difficultés des usagers

SAVOIRS - FAIRE
Capacité organisationnelle, rigueur
Travailler en équipe
Rendre compte de son activité
Accueillir physiquement et téléphoniquement
Capacités rédactionnelles

SAVOIR ÊTRE (qualités)
Sens des relations humaines
Adaptation, autonomie
Discrétion
Sens de l'écoute et aptitude à communiquer
Sens du service rendu

• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Gestion des rendez-vous
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier